Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Văn phòng đại diện (VPĐD) là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

Văn phòng đại diện không tự mình thực hiện các công việc kinh doanh như trụ sở chính. VPĐD chỉ làm chức năng, nhiệm vụ uỷ quyền các hoạt động bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.

1.1 Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện được thành lập để thực hiện các chức năng sau:

• Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
• Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới

Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. 

Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh  nghiệp.

1.2 Quy định về văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài được thành lập tại Việt Nam phải thực hiện những quy định của luật pháp Việt Nam như:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
• Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam.
• Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
• Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.

1.3 Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty trong nước và công ty nước ngoài tại Việt Nam có phần khác nhau. Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện như sau:

2.1 Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty trong nước

a) Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty trong nước

• Thông báo đăng ký thành lập văn phòng đại diện;
• Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty/quyết định của chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty
• Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ
• Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền cá nhân/tổ chức đại diện thực hiện thành lập văn phòng đại diện.

b) Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty như đã hướng dẫn

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện 

• Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bằng các hình thức:
• Nộp trực tiếp đến cơ quan đăng ký kinh doanh
• Nộp hồ sơ qua mạng trên Cổng thông tin điện tử quốc gia
• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

+Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.

• Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.
• Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả giấy chứng nhận thành đăng ký Văn phòng đại diện

Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp

2.2 Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài

a) Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

 Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

+Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định.

Đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. 

Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

b) Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1:  Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2:  Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Nhằm giúp các doanh nghiệp nước ngoài hiểu rõ những quy định về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cũng như giúp công ty nước ngoài thực hiện các thủ tục hành chính theo đúng quy định, Tân Thành Thịnh cung cấp đến khách hàng dịch vụ thành lập văn phòng đại điện công ty nước ngoài.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn thành lập công ty tại tphcm. Tân Thành Thịnh có đầy đủ kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn để tư vấn và giúp khách hàng hoàng thành các thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài ở Việt Nam nhanh chóng, đúng pháp luật.

a) Dịch vụ thành lập văn phòng đại điện công ty nước ngoài gồm những gì?

Khi sử dụng dịch vụ thành lập chi nhánh công ty của Tân Thành Thịnh, doanh nghiệp sẽ được:

• Tư vấn đầy đủ các vấn đề pháp lý về thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.
• Thay mặt khách hàng soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
• Làm việc trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền để thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
• Nhận kết quả và bàn giao đến khách hàng
• Thay mặt doanh nghiệp đăng bố cáo thông tin nếu có nhu cầu
• Thực hiện các thủ tục khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.

b) Cam kết dịch vụ

• Được đội ngũ chuyên viên chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm thực hiện.
• Thủ tục nhanh chóng, đúng quy định
• Chi phí thỏa thuận từ ban đầu, không phát sinh
• Thời gian hoàn thành đúng hẹn.

Trên đây là những thông tin xoay quanh vấn đề thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích. Mọi thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về các thủ tục thành lập DN – Thuế - Kế Toán vui lòng liên hệ với Tân Thành Thịnh để được tư vấn tận tình. 

>> Các bạn xem thêm bài viết thành lập công ty cần bao nhiêu vốn

CÔNG TY TNHH TÂN THÀNH THỊNH

• Địa chỉ: 340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh
• Tel: 028.3985.8888 - Hotline: 0909.54.8888
• Email: lienhe@tanthanhthinh.com